Ett affärssystem behöver kunna hantera verksamhetens centrala processer utan att skapa onödigt många parallella system. Det gäller både för en enskild butik och för större organisationer med flera bolag, lagerställen eller enheter. Skillnaden ligger ofta i omfattningen och i hur informationen behöver delas och styras. Ett system som samlar ekonomi, lager, inköp, försäljning och kundhantering kan därför användas på olika sätt beroende på företagets affärsmodell och storlek. För verksamheter som utvecklas över tid blir även möjligheten att skala upp systemanvändningen betydelsefull.
Ett gemensamt system kan skapa överblick över verksamheten
Ett återkommande problem när en verksamhet använder flera separata system är att information behöver hanteras på olika platser. iFenix från Genesis IT är ett webbaserat affärssystem där ekonomi, lager, försäljning och kundhantering finns samlat i samma system. Det innebär att verksamheten kan arbeta med flera centrala flöden utan att varje område behöver ha ett helt fristående system.
Behoven kan samtidigt skilja sig tydligt mellan ett mindre företag och en större organisation. Ett företag med en butik kan främst behöva kontroll över exempelvis inköp, lager, försäljning och bokföring. En butikskedja kan dessutom behöva hantera gemensamma sortiment, kampanjer och priser samtidigt som de enskilda butikerna fortfarande arbetar självständigt. För franchiseverksamheter finns ytterligare en dimension där centrala och lokala behov behöver fungera tillsammans.
Det gemensamma är att informationen behöver kunna följa verksamhetens flöden. En offert kan övergå till en order, som i sin tur påverkar beställning, inleverans, lager och ekonomi. När dessa moment finns inom samma affärssystem kan uppgifter följa med genom processen i stället för att hanteras separat i flera olika miljöer. iFenix omfattar bland annat offert, order, beställning, inleverans, lager och ekonomihantering.
För mindre företag kan en sådan struktur innebära att funktioner som tidigare hanterats på olika håll samlas på en plats. För större verksamheter handlar frågan dessutom om att kunna behålla överblicken när antalet enheter ökar. Systemet har stöd för flera bolag och kostnadsställen, vilket gör det möjligt att hantera en mer omfattande organisation inom samma miljö.
Även lagerhanteringen förändras när verksamheten växer. Med ett lagerställe är behovet relativt koncentrerat, medan företag med flera butiker eller lager behöver kunna se information för olika platser. iFenix arbetar med lagersaldon per lagerställe och kan ge en samlad bild av lager mellan olika delar av verksamheten. Det finns också funktioner för inleveranser och påfyllningsförslag.
Samma princip gäller ekonomin. Fakturering, bokföring och betalflöden ingår i affärssystemet, samtidigt som resultat och marginaler kan följas löpande. För organisationer med flera verksamhetsdelar finns möjligheten att använda rapporter för enskilda butiker eller för verksamheten som helhet.
Olika affärsmodeller ställer olika krav på systemet
Storleken på företaget är inte den enda faktorn som påverkar hur ett affärssystem behöver fungera. Minst lika viktigt är hur verksamheten är organiserad. En fristående butik, en butikskedja och ett franchisenätverk kan arbeta med liknande produkter och processer men ändå ha olika behov när det gäller styrning, behörigheter och informationsdelning.
För företag och enskilda butiker är iFenix utformat för att bland annat hantera ekonomi, bokföring, lager och orderflöden. Systemet har dessutom stöd för flera bolag och kostnadsställen samt färdiga integrationer mot andra system. Eftersom systemet är webbaserat är kraven på lokal hårdvara begränsade.
En butikskedja behöver däremot kunna kombinera central hantering med arbetet i de enskilda butikerna. Sortiment, prissättning och kampanjer kan hanteras centralt samtidigt som varje butik fortsätter att fungera som en egen enhet. Lagersaldon kan synkroniseras mellan butikerna och försäljning och resultat kan följas för både delar av kedjan och verksamheten som helhet.
Behörighetsstyrning blir också viktigare när fler personer och enheter arbetar i systemet. I en kedja kan olika användare behöva olika tillgång till funktioner och information beroende på vilken butik eller roll de tillhör. iFenix har stöd för personal- och behörighetsstyrning per butik.
Franchise har ytterligare krav eftersom varje enhet drivs lokalt samtidigt som information och vissa funktioner behöver kunna delas centralt. I iFenix kan franchisegivare och franchisetagare använda ett gemensamt affärssystem med individuella behörigheter. Det finns också möjlighet till gemensam kund- och artikeldatabas samt central hantering av exempelvis prissättning och kampanjer.
Ett affärssystem som ska fungera för verksamheter av olika storlek behöver alltså inte innebära att alla använder exakt samma funktioner på exakt samma sätt. Snarare handlar det om att de grundläggande processerna finns samlade och att systemets användning kan anpassas efter organisationens struktur.
Det blir särskilt tydligt när ett företag växer. En verksamhet kan börja med en butik och senare få flera lagerställen eller bolag. Om systemet redan har stöd för den typen av struktur behöver företaget inte nödvändigtvis byta grundläggande plattform enbart därför att organisationen blir större. iFenix är utformat för att kunna användas av såväl enskilda företag och butiker som kedjor och franchisenätverk.
Molnbaserad struktur gör informationen tillgänglig på flera platser
När ett företag har verksamhet på flera platser blir tillgången till samma information central. Ett lokalt installerat system på en enskild arbetsplats fungerar annorlunda än ett webbaserat system där användarna kan arbeta i en gemensam miljö oberoende av var de befinner sig.
iFenix är molnbaserat och kräver inte lokala installationer. Användarna arbetar i samma system oavsett plats eller enhet, samtidigt som informationen uppdateras löpande. Det är en egenskap som kan vara relevant både för mindre verksamheter med behov av flexibel åtkomst och för större företag med flera geografiskt separerade delar.
Att olika funktioner är integrerade i samma affärssystem påverkar också hur information kan användas. Ekonomi och bokföring, lager och inköp, kunddata och försäljning samt logistik och leveranser ingår i iFenix. När uppgifter används av flera delar av verksamheten minskar behovet av att mata in samma information i flera separata system.
E-handel kan vara ytterligare en del av samma struktur. iFenix har en inbyggd e-handelsfunktion där lager, priser och kunddata delas med affärssystemet. Lagersaldon och priser kan därmed uppdateras mellan e-handeln och övriga delar av verksamheten utan att e-handeln behöver fungera som en helt separat miljö. För B2B-kunder finns bland annat möjlighet att logga in och lägga egna order samt se orderhistorik, fakturor och offerter.
Samtidigt finns situationer där företag behöver använda externa tjänster tillsammans med affärssystemet. iFenix har färdiga integrationer med ett antal andra lösningar, däribland betalnings-, identifierings-, transport- och analystjänster. Det gör att ett samlat affärssystem inte behöver innebära att varje funktion måste utvecklas och finnas helt isolerad inom samma produkt.
För ett mindre företag kan det centrala vara att samla de mest grundläggande processerna och få en tydligare bild av den löpande verksamheten. För en större kedja kan samma tekniska grund i stället användas för att koordinera flera enheter, bolag och lagerställen. Skillnaden ligger i vilka funktioner och organisatoriska nivåer som behöver användas.
Det är därför inte enbart antalet anställda eller storleken på omsättningen som avgör vilka krav som bör ställas på ett affärssystem. En verksamhet med flera lager, butiker eller försäljningskanaler kan ha omfattande behov även om organisationen i övrigt är relativt liten. På motsvarande sätt behöver en större organisation kunna avgöra vilka delar av systemet som faktiskt är relevanta för de egna processerna.
Ett gemensamt affärssystem kan på så sätt fungera som en grund för olika typer av företag utan att verksamheterna behöver organiseras på samma sätt. När ekonomi, försäljning, lager, inköp och kundinformation finns samlade kan varje företag använda strukturen utifrån sina egna förutsättningar. För den enskilda butiken handlar det om att hålla samman den dagliga verksamheten, medan kedjor och franchisenätverk även behöver hantera relationen mellan centrala och lokala funktioner. Det är den flexibiliteten som gör att samma affärssystem kan användas i både mindre och mer omfattande organisationer.
