Hantera datamängden

Allt eftersom ett företag växer så växer även filer och pappershögar. Datamängden kan ibland komma upp i ofantliga mängder, speciellt när skatteverket och andra myndigheter kräver att företag sparar data i flera år. 

Pappershögarna

Hur kommer man undan pappershögarna? Ett sätt är att ha ett bra system som alla kan. Skapa rutiner som alla anställda känner till så inga papper felplaceras eller bara läggs på hög. Det gäller att vara strikt i detta eftersom en hög snabbt växer när den väl har skapats och ingen orkar eller har tid att ta itu med den.

Ett annat sätt är att skapa ett e-arkiv. Skanna in alla papper som ni inte behöver använda er av men som måste finnas kvar och lagra dem på en dataserver istället. Det finns flera typer av företaget som ska stå för både skanningen och lagringen om man inte själv har möjlighet. På så sätt får man undan alla pärmar och mappar och frigör lite utrymme i trånga lokaler.

Datamängden

En annan form av datamängd är såklart den som finns i datorn. Här lagras elektroniska fakturor, kunduppgifter, information om företaget och de anställda och mycket mer. Nästan allting går att göra elektroniskt istället för genom pappersarbete och allt fler företag väljer detta alternativ eftersom det är lättare att sortera och lagra på en dator.

När företaget närmar sig tjugo anställda kan man säga att det är riktigt framgångsrikt och ni har säker samlat på er en hel del data under denna tillväxt. Då kan det vara på tiden att ta kontakt med ett företag som erbjudet IT-tjänster och olika processlösningar. Ju mer automatiserat man kan få systemet, desto lätthanterligare blir det.

E-arkiv och serverlagring är självklart ett bra alternativ även här. Man kan frigöra utrymmen på företagets datorer och säkerställa att alla jobbar i de senaste dokumenten.

Back-up

Med stor datamängd så behöver man säkerställa att allt finns kvar om något skulle hända. Därför är backup viktigt för alla, oavsett om det är små, medelstora eller gigantiska företag. Även för privatpersoner är det viktigt att man sköter detta med backup. Man vill ju inte förlora något som man lagt ner stort arbete på. I stora nätverk så finns det oftast ett backup system som sköter om detta och du som användare behöver inte fundera så mycket på det. Många har nog varit med om att man förlorat dokument och kunnat återläsa från backup den senaste kopian av dokumentet. Med backup så kan man rädda så mycket som möjligt så se till att ert företag eller ni som privatpersoner har och gör backup på era datorer och mobiltelefoner.

Birger Israelsson

Med stor erfarenhet av marknadsföring, e-handel och företagande delar Birger Israelsson med sig av sina erfarenheter och kunskaper.