Att hålla en konferens är mycket mer än bara ett möte mellan chefer, anställda och leverantörer. Det är en plats där man kan planera, lära känna varandra, bygga upp en bra grupp och mycket mer. Men att lyckas med en konferens kräver eftertanke. 
Platsen
Platsen avgör vad du kan göra med konferensen. Om ni vill göra mycket mer utanför konferensen, såsom aktiviteter ute i naturen eller mitt i stan. Eller så håller man en kortare konferens med ett välstrukturerat möte, gärna med bra middag till.Om företaget är splittrat med kontor över hela landet, eller kanske världen, är det perfekt om man kan ha konferensen nära flygplatsen. Man kan boka in mötet strax efter alla har anlänt, eller som ett avstämningsmöte innan man reser hem till respektive stad. Det finns till och med flygplatser som erbjuder konferens i deras egna lokaler.Ett annat alternativ är att hålla det så lokalt som möjligt. Om alla som ska delta befinner sig i närheten är en lokal och lättillgänglig konferenslokal att föredra. Det är lättare för alla att ta sig hem och man behöver inte planera in långa resor för att kunna delta.
Tänka på gruppen
Tänk på vilken sorts grupp ni samlar i rummet. För att maximera utbudet av tankar och idéer, kanske man måste ha en viss struktur på mötet. Den här presentationen är enkel att ta till sig och värd en genomläsning. I grunden måste man tänka igenom vilka person som kommer att närvara.Den briljanta men ack så blyga ekonomiansvariga kanske måste presenteras och bli ombedd att tala, istället för att hoppas att blygheten går över och att han eller hon tar orda själv. Marknadschefen kanske har en tendens att ta över hela rummet och vara glad i att dela sina åsikter om allt: han eller hon kanske måste avbrytas av en högre uppsatt för att lämna utrymme åt andras ord och tankar. Det är också viktigt för högsta hönset på konferensen att be om kritik eller rannsaka sig själv för att se om han eller hon måste lägga band på sig själv eller ta in tyglarna för att få ett fungerande möte.Dessa två punkter är viktiga för att konferensen ska lyckas. Platsen bestämmer mycket om vilken atmosfär och riktning konferensen kommer att ha, medan grupptänket gör det lättare att hålla en konferens där alla lära sig något nytt om företag, sig själv och de andra i gruppen.
